Kurs i prosjekthotell
Copilot, Teams og SharePoint
Å hjelpe SMB-er med å ta i bruk digitale verktøy ligger i kjernen av TECHLABs mandat.
Derfor har vi, i samarbeid med SecData, utforsket hvordan små og mellomstore bedrifter kan styrke samhandlingen, både internt og med eksterne leverandører.
SecData AS var representert med teknisk leder Kenneth Ræstad (t.v.) og daglig leder Bjørn Grytten.
Fredag 28. februar gjennomførte vi en Proof of Concept – (en beta om du vil), av kurs i prosjekthotell.
Med oss hadde vi Kenneth og Bjørn fra SecData, samt Kenneth og Simen fra Total Bygg AS.
Målsetningen?
Å demonstrere mulighetsrommet som ligger i samhandling med Teams, Sharepoing og Copilot (Copilot 365).
Daglig leder Simon Bjørkheim (t.v.) og styreleder Kenneth Heia fra Total Bygg AS, dypt inne i tankerekken om hvordan de kan og bør bruke digitale tjenester.
Hva er et prosjekthotell?
Et prosjekthotell er en digital plattform der ansatte, samarbeidspartnere og kunder enkelt kan dele informasjon, samarbeide i sanntid og sikre at alle har tilgang til de nyeste dokumentene – uansett hvor de befinner seg. Basert på Microsoft Copilot, Teams og SharePoint gir denne løsningen håndverksbedrifter en strukturert og sikker arbeidsflyt som forenkler kommunikasjon, dokumenthåndtering og samarbeid.
Hvorfor bruke prosjekthotell?
En av de store fordelene med et prosjekthotell er at dokumentdeling med underleverandører blir både enklere og sikrere. I stedet for å sende tegninger og sjekklister frem og tilbake på e-post, kan håndverkere, prosjektledere og kunder ha felles tilgang til oppdaterte filer i SharePoint, der alt lagres på ett sted.
Dette sikrer at alle jobber med den nyeste informasjonen, samtidig som admins har full kontroll over hvem som har tilgang til hva.
Samhandling på tvers av faggrupper blir også mer effektivt. Med Teams kan elektrikere, snekkere, rørleggere, prosjektledere og sluttkunder samarbeide i sanntid, ha videomøter, chatte og organisere oppgaver i samme digitale rom.
Dette gir en mer strømlinjeformet arbeidsflyt der alle parter er oppdatert uten behov for manuell oppfølging via telefon eller e-post.
Med Microsoft Copilot blir arbeidsdagen mer effektiv. Verktøyet kan automatisere tidkrevende oppgaver som å generere rapporter, oppsummere møter og foreslå svar på kundehenvendelser. I motsetning til eksterne KI-løsninger som ChatGPT eller DeepSeek, er Copilot sømløst integrert i Microsoft sine løsninger, noe som gir høyere sikkerhet og bedre kontroll over sensitive data (som feks kundedata).
IT-sikkerhet og tilgangsstyring er en annen kritisk faktor for SMBer. Med Microsofts sikkerhetsløsninger kan bedriften styre hvem som har tilgang til dokumenter og prosjekter, og all aktivitet kan logges for å sikre sporbarhet.
En annen ting er at harddisker og sensitive filer kan beskyttes med kryptering, noe som reduserer risikoen for datalekkasjer og uautorisert tilgang.
Neste steg
Å sette opp prosjekthotell er enklere enn de fleste tror og det gir ofte store gevinster i form av tidsbesparelse, bedre oversikt og sikrere dokumenthåndtering.
Trenger din bedrift å komme igang? Ta kontakt med oss TECHLAB, så finner vi riktig løsning for din bedrift.