Effektive byggemøter med KI
slik automatiserer du møtenotater
Dette underlaget oppsummerer hvordan jeg har testet og gjort research i forbindelse med å bruke KI til møtenotater for byggemøter.
Målsetningen er å forenkle dagens omfattende prosess med referat i etterkant av byggemøter. Dette forutsetter gode nok notater.
Da denne guiden ble forfattet, fantes det ingen rendyrkede KI-løsninger spesialtilpasset byggebransjen i Norge. Testen blir dermed å se hvordan vi kan bruke eksisterende programvare for å oppnå målsetningen.
Påkrevd programvare:
Microsoft Teams til lyd- og videoopptak.
Turboscribe.AI for transkribering av lyd til tekst,
Copilot eller ChatGPT for sammenfatting av transkribert tekst til møtenotater.
Alternativ 1: Teams, Turboscribe, Copilot/ChatGPT
Kort fortalt er arbeidsflyten følgende:
Ta opp møtet på Teams,
Last ned møtevideo,
Last denne opp på plattformen Turboscribe.AI.
Last ned transkribert fil,
Bruk Copilot eller ChatGPT til å sammenslå agenda med transkriberte notater
Arbeidsflyt
La oss bryte det hele ned.
Opptak i Teams. Klikk more (…), Record, Start Recording.
Ta opp video med Teams
Alle deltakere kan starte opptak i Microsoft Teams.
Når et møteopptak startes, blir alle deltakere varslet om at opptaket pågår. Opptaket lagres automatisk i SharePoint hvis det er et kanalmøte, eller i OneDrive hvis det er en annen type møte. Som standard slettes møteopptak etter 60 dager, men denne innstillingen kan endres av IT-admins.
Videofilen fra møtet leveres som en MP4-fil og inneholder naturlig nok også lyden fra møtet.
Etter møtet blir en lenke til videofilen på Microsoft Stream tilgjengelig for alle med riktig tilgang. Det kan være begrensninger for eksterne deltakere, avhengig av innstillingene i Office 365-administrasjonspanelet.
OneDrive med filen tilgjengelig under Mine filer - Mine Innspillinger.
I mitt tilfelle dukket filen opp i OneDrive under Mine filer → Mine innspillinger.
Marker filen, klikk på (…) og velg Last ned.
Transkriber video til tekst
Når man har videofilen med alt innholdet fra møtet, er neste steg transkribering fra video (eller lyd) til tekst.
Dette krever at du registrerer deg som bruker på turboscribe.ai og logger inn. Du trenger ikke et betalt abonnement, men gratisversjonen har en møtelengdebegrensning på 30 minutter. Mer om det senere.
Trykk på Dashboard, Transcribe og last opp møtefilen du nettopp lastet ned.
Pro tip
Hvis mange har snakket under møtet, kan du trykke på Speaker Recognition & More Settings.
Her kan systemet automatisk oppdage hvor mange deltakere som var med, eller du kan definere det selv.
Dette gjør det enklere å referere til hvem som har sagt hva under møtet senere.
Du kan løse dette ved å notere hvem de forskjellige talerne er, og deretter be KI-en definere at Speaker 1 er Mats, Speaker 2 er Martin og Speaker 3 er Malin.
Når du er klar, trykker du på TRANSCRIBE.
Turboscribe bruker tid på transkribering, avhengig av filens lengde, kompleksitet og brukerens abonnement (gratisversjonen er tregere). Når transkriberingen er ferdig, får du mulighet til å laste ned notatene i tekstformat (TXT, PDF, DOCX osv.).
Her kan jeg velge eksportformat for tekst-fila. Jeg liker det enkelt og går for txt.
Viktig begrensning med gratisversjonen av Turboscribe:
Man kan bare transkribere opptil 30 minutter per video. Hvis møtet ditt er lengre enn 30 minutter (noe byggemøter ofte er), må du enten:
Splitte opp videoen i 30-minutters blokker, eller
Abonnere på Turboscribe.AI.
Sammenslå møtenotater med KI
Nå har vi følgende i tekstdokumenter:
Opprinnelig byggemøteagenda som ble brukt til innkallelsen av møtet
Alt som ble sagt i møtet
Nå er det på tide å bruke din favoritt-KI-språkmodell for å sammenslå disse to dokumentene og lage et detaljert møtereferat!
Videre bruker vi enten ChatGPT eller Copilot til å kombinere teksten fra Turboscribe med den opprinnelige agendaen for byggemøtet.
KI-en analyserer og strukturerer informasjonen slik at referatet gir en sammenhengende og forståelig oppsummering.
I bildene over ser du møteagenda til venstre, og traskriberte møtenotater fra Turboscribe til høyre.
Det er lurt å definere fra Copilot hva du ønsker, slik jeg har gjort i bildet over.
ChatGPT fungerer meget bra til å sammenslå tekst.
Alternativ 2: Mobil, Turboscribe, Copilot/ChatGPT
For Fysiske byggemøter
Hele prosessen over fungerer også for fysiske byggemøter, men da må man bruke en annen kilde enn Teams for taleopptak. For eksempel kan man bruke Taleopptak-appen på telefonen.
Dette fungerer veldig godt etter min erfaring, og det er overraskende hvor bra telefonen fanger opp lyden. Naturligvis avhenger dette av flere variabler, som mikrofonkvaliteten på telefonen, hvor mye støy det er i lokalet, og hvor mange som snakker i munnen på hverandre.
Taleopptak på telefonen fungerer også overraskende bra. Foto TECHLAB
Resten av prosessen med Turboscribe og Copilot / ChatGPT er lik prosessen beskrevet over i Alternativ 1.
TECHLABs refleksjoner
Selv om dette umiddelbart kan virke som en omfattende prosess med mange steg, er den ganske rett frem og enkel. Ingen av operasjonene er komplekse. Det krever heller ikke store kostnader å teste dette ut, forutsatt at man allerede har lisenser på Teams og Copilot eller ChatGPT. En annen fordel er at de fleste allerede er godt kjent med Teams og vet hvordan man tar opp en video.
Mine refleksjoner etter noen forsøk på møter er at dette fungerer godt for å få ned notater – store mengder notater. Det er likevel ikke alt i mine møter som er like relevant, og mine egne tanker om hvilke nøkkelaspekter som er verdifulle, gir jeg videre til KI-en i prompten når jeg ber den slå sammen notatene. Dette mener jeg er viktig.
Turboscribe er veldig enkelt, raskt og i min testing svært effektivt. Det er verdt å merke seg at jeg ennå ikke har testet det på et byggemøte, men kun på mine egne møter, som jeg antar inneholder mindre teknisk sjargong. Jeg vet ikke hvordan den håndterer tekniske spesifikasjoner som ofte diskuteres i byggemøter.
Alternativ 2: Read.AI som integrert møtedeltaker
Read.AI kan anses som en agent du inviterer inn i Teams-møtet sammen med de andre deltakerne. Faktisk går den ganske aggressivt til verks når den aktiveres og blir automatisk med på alle møter, med mindre du aktivt sikrer at den ikke deltar. Alt styres via plattformen Read.ai.
Ved starten av et møte får deltakerne melding om at Read.AI tar opp møtet. Når møtet er ferdig, mottar du en svært god oversikt over hva som har skjedd, med video-høydepunkter fra forskjellige deltakere sammen med transkribert tekst. Rapporten i etterkant av møtet er det som fungerer best med Read.AI. Den er veldig detaljert og god.
Etter hva jeg kan se, må du også med Read.AI kopiere teksten ut fra plattformen for deretter å lime den inn i Copilot / ChatGPT for sammenslåing.
TECHLABs Refleksjoner
Read.AI gir en bedre oversikt over møter enn kun en videofil levert av Teams, og det koster omtrent det samme som Turboscribe. Likevel er denne løsningen ikke optimal slik jeg ser det.
Både jeg og andre har erfart aggressiviteten til Read.AI og opplevd det som vrient å få den bort. Derfor anbefales ikke dette som en tjeneste for autonom transkribering.
Bakgrunnsinfo
Microsoft Teams
Muligheten til å ta opp møter i Microsoft Teams er inkludert i de fleste Microsoft 365-lisenser og krever ingen ekstra kostnader. Brukere med lisenser som Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, Microsoft 365 Business Basic, Business Standard eller Business Premium har tilgang til denne funksjonen.
For å kunne ta opp møter må IT-administratoren aktivere opptaksfunksjonen for brukerne. Det er også viktig at brukeren ikke er en gjest eller fra en annen organisasjon, da disse ikke kan starte opptak – men de kan bli tatt opp på video.
Turboscribe
TurboScribe er en AI-drevet transkripsjonstjeneste som raskt og nøyaktig konverterer lyd- og videofiler til tekst. Tjenesten er basert på OpenAIs Whisper-modell, kjent for sin høye nøyaktighet på 99,8 %, og regnes som en av de beste på markedet.
Turboscribe støtter over 98 språk og tilbyr funksjoner som høyttalergjenkjenning, støtte for store filer (opptil 10 timer eller 5 GB) og muligheten til å eksportere transkripsjoner i flere formater som DOCX, PDF, TXT, SRT og VTT.
Pris:
Gratisplan: Opptil 3 filer transkribert daglig, hver på maks 30 minutter.
Unlimited-plan: Koster $10 per måned ved årlig betaling ($120 totalt) eller $20 per måned ved månedlig betaling. Inkluderer ubegrensede transkripsjoner, støtte for lengre filer (opptil 10 timer), høy prioritet i behandlingskøen og tilgang til alle funksjoner, inkludert oversettelse til over 134 språk og bulkeksport.
TurboScribe tilbyr også en integrasjon med ChatGPT, kalt TurboScribe GPT, som lar brukere gjøre spørringer mot den transkriberte teksten.
Read.AI
Read AI er en tjeneste som bruker kunstig intelligens for å forbedre produktiviteten ved å automatisere oppgaver knyttet til møter, e-post og meldinger.
Tjenesten tilbyr funksjoner som automatisk genererte møtenotater med sammendrag, transkripsjoner, identifisering av handlingspunkter og nøkkelspørsmål. Read.AI integreres sømløst med plattformer som Zoom, Google Meet og Microsoft Teams og støtter over 16 språk, inkludert norsk.
Pris:
Gratisplan: Gir 5 møtetranskripsjoner per måned, inkludert sammendrag, personlig møtecoach, grunnleggende integrasjoner og støtte for over 16 språk.
Pro-plan: Koster $19,75 per bruker per måned, eller $15 per måned ved årlig betaling. Denne planen inkluderer alt i gratisplanen, pluss ubegrensede møtereferater, ubegrenset lagring, tilgang til arbeidsområder for team, 100 filopplastingskreditter per måned og premium-integrasjoner som Notion, Salesforce og HubSpot.